Una misma persona puede trabajar para la misma empresa durante varios años y participar en distintos contratos, faenas o servicios.
Sin una estructura adecuada, cada nuevo proyecto obliga a volver a registrar nombre, RUT, contacto, empresa, contrato, cargo, documentos, licencias y certificaciones. Esto produce fichas duplicadas y dificulta saber cuál contiene la información correcta.
La persona no es lo mismo que su proyecto
La ficha principal del trabajador debería conservar la información personal reutilizable:
- Identificación y nombre.
- Datos de contacto.
- Empresa empleadora.
- Credenciales.
- Documentos personales.
La asignación al proyecto debería guardar información distinta:
- Proyecto, mandante y faena.
- Fecha de ingreso y término del servicio.
- Cargo dentro del proyecto.
- Perfiles exigidos.
- Requisitos documentales.
- Estado de cumplimiento.
Esta separación permite utilizar a la misma persona en varios proyectos sin volver a crearla.
La relación laboral también debe mantenerse separada
La fecha de inicio del contrato laboral no siempre coincide con la fecha de ingreso al servicio. Por ejemplo, el contrato laboral puede comenzar el 1 de marzo de 2025 y el ingreso al proyecto ocurrir el 15 de julio de 2026.
Mezclar ambas fechas puede producir errores al preparar antecedentes para un mandante.
Cómo reutilizar documentos correctamente
Un documento anterior puede utilizarse nuevamente cuando:
- Pertenece a la misma persona o empresa.
- Se encuentra vigente.
- No fue rechazado.
- Cumple el formato solicitado.
- El requisito permite reutilización.
- No corresponde exclusivamente a otro período.
Documentos como una cédula de identidad o una certificación vigente podrían reutilizarse. Una liquidación de sueldo mensual, en cambio, corresponde a un período específico.
Mantén altas, bajas y reingresos
Cuando un trabajador sale de un proyecto no se debe eliminar su ficha. Se debería registrar su ingreso, baja y cualquier reingreso, manteniendo una historia confiable de su participación.
El pasaporte documental del trabajador
Te Acredito busca convertir la ficha del trabajador en un registro reutilizable que concentre proyectos activos, documentos vigentes y pendientes, credenciales, perfiles, fechas de ingreso, historial y próximos vencimientos.
De esta manera, al comenzar un nuevo proyecto, la empresa puede saber qué antecedentes ya tiene y cuáles debe solicitar nuevamente. Menos fichas duplicadas significa menos errores y una acreditación más rápida.