Cuando una empresa debe cargar documentación en Pronexo, KSEC o un portal propio del mandante, normalmente trabaja contra una fecha límite.
El error más común es comenzar la carga antes de comprobar que los antecedentes están completos. Esto provoca interrupciones, documentos rechazados y varias versiones del mismo archivo distribuidas entre correos y carpetas.
Usar un checklist previo permite preparar la entrega con mayor seguridad.
1. Verifica el proyecto y el servicio
Confirma que los documentos correspondan a:
- La empresa contratista correcta.
- El mandante correcto.
- El contrato o servicio solicitado.
- La instalación o faena correspondiente.
- El período que se está acreditando.
Un certificado puede estar vigente y aun así ser rechazado si pertenece a otra razón social o a un período diferente.
2. Confirma la nómina de trabajadores
La lista de trabajadores debe coincidir con las personas que realmente prestaron servicios durante el período. Comprueba altas, bajas, reingresos, fecha de ingreso al servicio, empresa empleadora, cargo o perfil y trabajadores que no participaron durante el período.
Esta revisión es especialmente importante cuando se presentan liquidaciones, cotizaciones, contratos o nóminas mensuales.
3. Revisa los documentos de empresa
Dependiendo del proyecto, pueden solicitarse antecedentes como contrato civil u orden de compra, cronograma de trabajo, certificados laborales y previsionales, nómina vigente, documentos tributarios y documentos de seguridad.
Cada requisito debe tener un archivo claramente relacionado y una persona responsable.
4. Revisa los documentos de trabajadores
No basta con saber que faltan cuatro liquidaciones. Es necesario conocer exactamente a qué trabajadores les faltan. La revisión debería mostrar cuántas liquidaciones se esperan, cuántas están disponibles y las personas pendientes.
5. Controla fechas y vigencias
Clasifica los documentos como vigentes, próximos a vencer, vencidos, reemplazados o sin fecha informada.
Un documento próximo a vencer puede completar la acreditación actual, pero generar un nuevo problema durante la ejecución del contrato.
6. Comprueba firmas y legibilidad
Antes de cargar:
- Abre el archivo y revisa todas las páginas.
- Confirma las firmas.
- Verifica que no esté cortado.
- Comprueba que el nombre sea entendible.
- Evita fotografías borrosas cuando se solicita un documento formal.
7. Mantén separados los estados internos y externos
Dentro de tu empresa un documento puede estar listo para cargar, pero en la plataforma externa todavía aparecer solicitado. Después de cargarlo podría pasar a en revisión, aprobado o rechazado.
Registrar ambos estados evita creer que un documento ya fue aprobado solamente porque se encuentra completo internamente.
8. Prepara el orden de carga
Organiza la entrega en el mismo orden en que la plataforma solicita los archivos: empresa, trabajadores, vehículos o equipos y antecedentes complementarios.
Te Acredito permite preparar los documentos por proyecto, período y plataforma, facilitando posteriormente la carga manual. Antes de entrar al portal del mandante, revisa tu entrega en un solo lugar.