Conseguir un nuevo contrato es una buena noticia. El problema comienza cuando el cliente solicita acreditar a la empresa, sus trabajadores y toda la documentación relacionada con el servicio.
En muchas empresas pequeñas este proceso se administra con una planilla Excel, carpetas en Drive, mensajes por WhatsApp y correos enviados entre distintas personas. Mientras el proyecto tiene pocos trabajadores puede parecer manejable, pero rápidamente comienzan las dudas:
- ¿Qué documento falta?
- ¿Quién debe entregarlo?
- ¿Cuál fue rechazado?
- ¿Qué archivo corresponde al período actual?
- ¿Qué documento está próximo a vencer?
- ¿Cuál fue finalmente cargado en la plataforma del mandante?
La acreditación no consiste solamente en reunir archivos. También requiere relacionar correctamente cada documento con la empresa, el proyecto, el período y el trabajador correspondiente.
Primero identifica el contexto del proyecto
Antes de solicitar documentos, es importante tener claramente definidos:
- La empresa contratista.
- El mandante o cliente.
- El contrato o servicio.
- La plataforma donde se realizará la carga.
- La fecha de inicio del proyecto.
- Los trabajadores que participarán.
- La fecha límite de la acreditación.
Sin este contexto es fácil reunir documentos que después no corresponden al servicio, al empleador o al período solicitado.
Construye una matriz de requisitos
La matriz debe indicar qué documento se necesita, a quién aplica, quién es responsable y cuándo debe entregarse.
Algunos requisitos pueden corresponder a la empresa:
- Contrato de prestación de servicios.
- Orden de compra.
- Certificados laborales y previsionales.
- Nómina de trabajadores.
- Cronograma de actividades.
Otros corresponden individualmente a cada trabajador:
- Contrato de trabajo.
- Cédula de identidad.
- Liquidación de sueldo.
- Cotizaciones previsionales.
- Certificados o licencias.
- Documentación específica del cargo.
Revisa antes de cargar
Un archivo disponible no significa que esté listo para acreditar. Antes de enviarlo se debería verificar:
- Que corresponda a la empresa correcta.
- Que incluya el período solicitado.
- Que esté vigente.
- Que tenga las firmas requeridas.
- Que sea legible.
- Que no corresponda a una versión reemplazada.
- Que incluya a todos los trabajadores del proyecto.
Detectar estos errores antes de la carga reduce observaciones, rechazos y trabajo repetido.
Mantén el historial
Cuando un documento es rechazado, no conviene eliminarlo y reemplazarlo sin registro. Se debe conservar la versión anterior, la observación recibida y la nueva versión corregida.
Ese historial permite entender qué ocurrió y demostrar posteriormente cómo fue resuelta la observación.
Te Acredito organiza el proceso por proyecto
Te Acredito permite centralizar trabajadores, documentos, requisitos, fechas y entregas dentro de cada proyecto. La plataforma está pensada para que la empresa contratista pueda identificar rápidamente qué está completo, qué falta, qué fue observado, qué está próximo a vencer y qué se encuentra listo para cargar.
¿Tienes una acreditación próxima? Solicita una revisión inicial de tu proyecto y ordena los antecedentes antes de enviarlos a la plataforma de tu cliente.