Durante la ejecución de un contrato, muchas empresas contratistas deben presentar mensualmente documentos laborales y previsionales.
El problema no suele ser obtener un archivo aislado. La dificultad está en demostrar que todos los antecedentes corresponden entre sí. Un período puede incluir F30, F30-1, Libro de Remuneraciones Electrónico, comprobantes, nómina de trabajadores, liquidaciones, cotizaciones, contratos o anexos y otros antecedentes solicitados por el mandante.
Crea una entrega por período
En lugar de guardar los archivos en una sola carpeta general, crea una entrega independiente para cada mes, identificando proyecto, período, plataforma y fecha límite. Así se evita mezclar documentación de mayo, junio y julio.
Parte desde la nómina real
La nómina de trabajadores es una referencia central. Para cada período se debe identificar:
- Quién estuvo activo.
- Quién ingresó o salió.
- Quién no prestó servicios.
- Quién pertenece a otra empresa.
- Quién aparece en liquidaciones y cotizaciones.
Después se pueden contrastar los demás antecedentes contra esa lista.
No controles solo cantidades
Un indicador como “faltan dos documentos” entrega poca información. Es mejor mostrar cuántos se esperan, cuántos están disponibles y el nombre de la persona pendiente. Esto permite asignar inmediatamente una acción.
Registra los archivos que componen cada requisito
Algunos requisitos necesitan más de un archivo. Por ejemplo, una declaración podría requerir un archivo CSV o TXT y el comprobante emitido por la institución correspondiente.
El requisito no debería aparecer como completo hasta que estén disponibles todos los archivos obligatorios.
Maneja observaciones y correcciones
Si una plataforma rechaza un documento:
- Registra el motivo.
- Conserva el archivo rechazado.
- Asigna un responsable.
- Carga una nueva versión.
- Registra el nuevo intento.
- Actualiza el resultado externo.
No reemplaces silenciosamente el documento anterior. El historial puede ser necesario para auditoría o revisión interna.
Prepárate para el siguiente mes
Al cerrar una entrega, se pueden copiar al siguiente período los requisitos, responsables, orden de carga, criterios de revisión y configuración de la plataforma. No deberían copiarse automáticamente los documentos que son exclusivos del mes anterior.
Te Acredito permite convertir el cumplimiento mensual en un proceso repetible, donde cada período mantiene sus documentos, pendientes, observaciones y resultados. El objetivo no es solamente guardar archivos: es demostrar que la entrega está completa antes de enviarla.