Una empresa contratista puede trabajar para distintos clientes y tener que registrarse en varias plataformas. Cada mandante puede solicitar una combinación diferente de antecedentes legales, tributarios, financieros, técnicos, laborales y de seguridad.
Sin una carpeta maestra, la empresa comienza prácticamente desde cero en cada nuevo contrato.
Qué es una carpeta maestra
Es un repositorio organizado con los antecedentes reutilizables de la empresa. No corresponde a una simple carpeta de archivos. Cada documento debería tener tipo, empresa, fecha de emisión, vencimiento, estado, versión, fuente, proyectos donde fue utilizado y observaciones recibidas.
Qué documentos puede contener
Antecedentes legales
- Constitución de la empresa.
- Vigencia y representación legal.
- Modificaciones y poderes.
Antecedentes tributarios
- Inicio de actividades.
- Información tributaria.
- Certificados solicitados por clientes.
Experiencia y capacidad técnica
- Proyectos anteriores.
- Contratos y órdenes de compra.
- Recepciones conformes y especialidades.
Seguridad y calidad
- Políticas y procedimientos.
- Certificaciones y estadísticas.
- Programas de prevención.
Información laboral
- Certificados y nóminas.
- Documentación previsional.
- Antecedentes utilizados regularmente.
Reutilizar no significa copiar sin revisar
Antes de asociar un documento a un nuevo proyecto se debe comprobar:
- Que esté vigente.
- Que corresponda a la misma empresa.
- Que el mandante acepte ese formato.
- Que no haya sido rechazado.
- Que no corresponda exclusivamente a otro contrato.
- Que no exista una versión más reciente.
Te Acredito puede sugerir documentos disponibles, pero el usuario debe confirmar que realmente cumplen el nuevo requisito.
Una base para distintos destinos
La carpeta maestra podría utilizarse para preparar antecedentes destinados a Pronexo, KSEC, RedNegocios, SICEP, portales propios de clientes, procesos de homologación y nuevas licitaciones.
La empresa carga sus antecedentes una vez y después los relaciona con los requisitos de cada proyecto.
Menos trabajo en cada nuevo contrato
Cuando aparece un nuevo cliente, la empresa puede saber rápidamente cuántos documentos tiene disponibles, cuáles están vigentes, cuáles están próximos a vencer y cuáles son nuevos.
Esto reduce el tiempo inicial y evita volver a solicitar archivos que ya existen. Te Acredito busca que la documentación deje de estar distribuida entre computadores, correos y carpetas personales.
Carga una vez, mantén tus antecedentes vigentes y prepárate para cada nuevo proyecto desde un solo lugar.